Tachograaf uitlezen: van dataverzameling naar foutloze loonadministratie.
Het uitlezen van tachografen is voor transportbedrijven dagelijkse routine. Toch blijkt het voor veel organisaties nog een tijdrovende en foutgevoelige klus. De Europese wetgeving stelt strikte eisen aan het verzamelen en bewaren van tachograafdata, maar in de praktijk gaat het niet alleen om naleving — het gaat om inzicht, efficiëntie en correcte verloning.
In dit artikel lees je hoe tachograafuitlezing in de praktijk werkt, wat de wettelijke verplichtingen zijn en hoe software zoals PayHours de vertaalslag maakt van ruwe tachodata naar betrouwbare loonadministratie.
Wat is een tachograaf en waarom moet je die uitlezen?
Een tachograaf is een verplicht apparaat in vrachtwagens en bussen dat automatisch registreert hoe lang een chauffeur rijdt, hoeveel pauze hij neemt en met welke snelheid hij rijdt. Sinds 2006 geldt voor alle nieuw geregistreerde voertuigen de digitale tachograaf; sinds augustus 2023 is de smart tachograaf versie 2 verplicht voor nieuwe voertuigen binnen de EU.
De registratieverplichting is vastgelegd in:
- Verordening (EG) nr. 561/2006 — regels over rij- en rusttijden
- Verordening (EU) nr. 165/2014 — regels over tachografen in het wegvervoer
Het doel: veiligheid verhogen, vermoeidheid voorkomen en eerlijke arbeidsvoorwaarden garanderen. Werkgevers zijn verplicht om bestuurderskaarten minimaal elke 28 dagen en voertuigunits minimaal elke 90 dagen uit te lezen, de data veilig op te slaan en direct beschikbaar te hebben bij inspecties van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). Niet tijdig uitlezen of verlies van gegevens kan leiden tot aanzienlijke boetes en risico’s bij audits en verzekeringen.
PayHours loont altijd.
Op basis van TLN CAO en andere CAO's (ook buitenlandse)
Efficiënt van bruto naar netto te verlonen uren en CAO vergoedingen
Ook bedrijfsspecifieke regelingen en normeringen
PayHours biedt beduidend meer dan alle andere vergelijkbare oplossingen
Optioneel: ook geïntegreerde loonstrook berekeningen via de eigen PayRoll software
PayHours is de onbetwiste (onafhankelijke) marktleider
Hoe werkt tachograaf uitlezen in de praktijk?
Handmatig uitlezen
Met een downloadkey of mobiel uitleesapparaat wordt data rechtstreeks uit de tachograaf of bestuurderskaart gehaald. De bestanden (zoals .DDD) worden daarna handmatig geüpload in een analysetool of administratieomgeving.
Depotoplossingen
Bij grotere bedrijven kunnen chauffeurs bij terugkomst hun bestuurderskaart in een uitleesstation plaatsen. De gegevens worden automatisch gedownload en centraal opgeslagen, wat de naleving eenvoudiger maakt.
Remote uitlezen via telematica
Steeds meer organisaties gebruiken telematica-oplossingen waarmee tachodata op afstand en automatisch wordt gedownload en opgeslagen. Dit bespaart tijd, voorkomt menselijke fouten en verkleint de kans dat gegevens worden overschreven (het tachogeheugen bewaart data doorgaans beperkt in de tijd).
Van tachodata naar inzicht: de ontbrekende schakel
Het uitlezen van tachografen zorgt voor compliance, maar zegt nog niets over loon en toeslagen. Tachodata vertelt hoe en wanneer iemand heeft gereden — maar niet hoe die tijd moet worden verloond. Om te bepalen wat een chauffeur uiteindelijk moet verdienen, is verwerking volgens de cao nodig (bijvoorbeeld de TLN-cao).
Hier ontstaat vaak de kloof tussen fleetmanagementsystemen en loonadministratie. De tachodata is beschikbaar, maar de vertaalslag naar cao-regels, overuren en toeslagen ontbreekt. Dat leidt tot handmatige correcties, tijdverlies en fouten in de loonstroken.
Het verschil tussen uitlezen en verwerken
| Stap | Wat gebeurt er? | Voorbeeldsoftware | Verantwoordelijk systeem |
|---|---|---|---|
| 1. Uitlezen | Ruwe tachodata ophalen en opslaan | Telematica / FMS | Fleetmanagement- of telematicasysteem |
| 2. Analyseren | Controleren op rij- en rusttijden, overtredingen signaleren | Compliance- of FMS-tool | Fleetmanagementsoftware |
| 3. Verwerken | Data vertalen naar uren, toeslagen en vergoedingen volgens cao | PayHours | YourSoft |
| 4. Verlonen | Salarisberekening en loonstrook genereren | PayRoll NG / HRM NG |
YourSoft |
Kort samengevat: telematica haalt de data uit de truck — PayHours begrijpt wat die data betekent voor je loonadministratie.
Hoe PayHours tachodata verwerkt
PayHours is onafhankelijk ontwikkeld en kan gegevens verwerken vanuit diverse telematica- en tijdregistratiesystemen. De workflow ziet er in grote lijnen zo uit:
- Automatische import van tachodata via API’s vanuit je boordcomputers of tijdregistratiesystemen.
- Controle van afwijkingen via signaleringen en management by exception zodat je alleen naar de uitzonderingen hoeft te kijken.
- Omzetting naar cao-conforme uren en vergoedingen (bijv. TLN, Retail, AGF, GEO, GFG of buitenlandse cao’s).
- Verwerking in loonadministratie via PayRoll NG voor foutloze uitbetaling.
Dankzij cloudgebaseerde architectuur en moderne beveiliging (o.a. twee-factorauthenticatie en versleutelde communicatie) is de gegevensverwerking conform de AVG en geschikt voor audits en inspecties.
Tijdswinst en zekerheid door automatisering
- Minder handmatige invoer en controlewerk.
- Aantoonbare naleving van rij- en rusttijdenwetgeving.
- Realtime inzicht in afwijkingen, overuren en vergoedingen.
- Snellere periodeafsluiting en minder discussies over salarissen.
Door tachodata automatisch te koppelen aan cao-regels voorkom je berekeningsfouten en creëer je transparantie voor zowel HR als chauffeurs.
De toekomst: AI en voorspellende analyse
YourSoft onderzoekt hoe kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning kunnen bijdragen aan nog slimmere urenverwerking. Denk aan automatische detectie van afwijkingen in ritdata, voorspellende waarschuwingen bij overschrijding van rijtijden en slimme suggesties voor correcties en cao-aanpassingen.
Ontdek PayHours vandaag.
Conclusie: van wettelijke plicht naar strategisch voordeel
Tachograafuitlezing is meer dan een administratieve verplichting. Het is een bron van waardevolle data die, mits goed benut, zorgt voor minder fouten, lagere kosten en meer tevredenheid bij medewerkers. Door tachodata niet alleen te lezen, maar ook te begrijpen en om te zetten in correcte loonverwerking, maak je het verschil tussen naleving en volledige grip op je processen.
Volgende stap
Wil je weten hoe jouw tachodata automatisch kan worden vertaald naar foutloze loonadministratie? Ontdek de mogelijkheden van PayHours en plan een vrijblijvende demo met onze specialisten.