Case Study YourSoft / EasySecure voor Transport- en andere Uren verwerkende bedrijven.
EasySecure is actief in verschillende branches en heeft al heel wat bedrijven geholpen met het perfectioneren van hun registratieprocessen en toegangsbeheer. In deze case study wordt de samenwerking tussen EasySecure en softwareontwikkelaar en -leverancier YourSoft belicht.
Elkaar complementeren
Een transportbedrijf heeft meerdere chauffeurs en ondersteunend personeel met verschillende rollen. Denk bijvoorbeeld aan kantoor-, loods- en magazijnpersoneel. Bovendien zijn er ook chauffeurs die bijvoorbeeld af en toe in het magazijn werken. En transportbedrijven hebben natuurlijk ook niet-rijdend personeel in dienst. EasySecure is, als specialist in de tijden urenregistratie van niet-rijdend personeel, de partij die een belangrijke rol speelt bij het registreren van de uren en rollen van deze medewerkersgroep binnen de transportsector.
Het werk van EasySecure levert een extra stuk informatie op dat complementair is aan de gegevens die YourSoft al heeft op basis van de ritdata die worden geleverd door devices als boordcomputers of apps. De klant kan door die bundeling van data de uren van het hele personeelsbestand volgen en beheren. Een klant krijgt bovendien meer inzicht in het verloop van logistieke processen. Wat doen de chauffeurs tijdens een rit? Kan het proces van laden, vervoeren en lossen misschien nog efficiënter?
Daarnaast biedt EasySecure de mogelijkheid om de tijd- en urenregistratie uit te breiden met slimme oplossingen voor toegangscontrole (smartphone, vingerafdruk, keycard, tag, code, gezichtsherkenning, QR-code of kenteken) en tijd- en urenregistratie. Deze uitbreidingsmogelijkheden werken in de cloud en zijn eenvoudig uit te rollen in een of meerdere locaties in verschillende landen.
Gezamenlijke klant
YourSoft en EasySecure zijn met elkaar in contact gekomen via een klant (Brouwers Transport) die al een tijdje werkte met de oplossingen van YourSoft. Toen Brouwers aan de slag ging met EasySecure, kwam richting YourSoft ook de vraag of een samenwerking met EasySecure interessant zou zijn. Die vraag heeft YourSoft met “ja” beantwoord. Een van de redenen waarom EasySecure voor YourSoft zo’n interessante partner is, is het feit dat ze beschikken over een mooi model dat cloud-based is. Een API-webservice zorgt ervoor dat YourSoft een directe koppeling heeft met het tijdregistratiesysteem van EasySecure.
Anderzijds krijgt EasySecure ook vanuit zijn klantenbestand vaak de vraag of het een specifieke oplossing heeft voor het verloningsgedeelte. En dan is de link met YourSoft natuurlijk snel gelegd. Zo ontstaat een krachtige wisselwerking waar beide partijen van profiteren. De tijd tussen het initiële contact en het sluiten van het partnerschap bedroeg, mede door het wederzijdse enthousiasme en het gevoel écht iets voor elkaar te kunnen betekenen, slechts een paar maanden.
Waarom YourSoft en EasySecure?
Er zijn verschillende redenen waarom transportbedrijven uitkomen bij YourSoft en EasySecure. Veel bedrijven gebruiken nog papier of slechts deeloplossingen voor het afhandelen van logistieke processen en de bijbehorende verloning, maar willen dit proces snel en efficiënt digitaliseren.
Soms is het ook een kwestie van vervanging. Transportbedrijven willen bijvoorbeeld uitbreiden, zijn niet tevreden over de oplossing die ze al hebben, krijgen andere devices in het voertuig of willen meer werk maken van automatiseren.
Maar wat bereikt een transportbedrijf concreet door te kiezen voor de combi YourSoft en EasySecure? In de praktijk zien we allereerst een behoorlijke tijdwinst. Te veel handmatig werk of deeloplossingen zijn namelijk traag. Zijn er bijvoorbeeld chauffeurs die maar een keer per week op kantoor komen? Dan heb je op dat moment pas inzicht in de gewerkte uren.
Een directe koppeling met het device in het voertuig zorgt ervoor dat je die informatie altijd in realtime bij de hand hebt en dus ook sneller over de uren beschikt die je kunt factureren. Het traject dat begint met het uitlezen van data en eindigt met de concrete verloning en facturering gaat een stuk sneller. Daarnaast is er natuurlijk ook een stukje extra inzicht en betrouwbaarheid. Het handmatig overkloppen van ritdata en papieren urenstaatjes is namelijk foutgevoelig.
Uiteindelijk bouwen EasySecure en YourSoft dus samen aan een verbetering van het logistieke totaalplaatje. Je hebt op elk gewenst moment de beschikking over de belangrijke data uit het voertuig en uit de magzijn- en kantoorwerkzaamheden die gelijk koppelen te zijn aan het registratie-, verlonings- en facturatieproces. Dit zorgt voor tijdwinst, efficiëntere informatiestromen, minder fouten en significante kostenbesparingen.
