Management by Exception (MBE) uitlegd.
Management by Exception (MBE) is een manier van werken waarbij managers alleen ingrijpen als er iets misgaat, in plaats van continu alles te controleren. Dit is erg handig in de transport- en logistieksector, waar onverwachte problemen zoals voertuigpech of vertragingen door slecht weer vaak voorkomen. We maken hierin een tweedeling: aan de ene kant de dingen die op de weg kunnen gebeuren en in de boordcomputer geregistreerd worden (langer lossen, langer pauze, in de file etc.) en aan de andere kant het verwerken van de uren (de rauwe data waarop cao’s en bedrijfsspecifieke normeringen toegepast worden).
Op de weg
MBE steunt op de beschikbare technologie in de vrachtwagen. Boordcomputers verwerken real-time gegevens en sturen ze door naar het transport bedrijf. Dit betekent dat als er iets niet naar verwachting gaat, zoals een ongeluk of een vrachtwagen die lang op dezelfde plek blijft staan, het systeem onmiddellijk een melding geeft aan de vrachtwagen chauffeur om een reden in te vullen. Dit zorgt ervoor dat mutaties in tijden direct worden onderbouwt door de chauffeur. Daarnaast kan er een melding uit gaan naar het bedrijf.
Bij MBE hou je de dagelijkse gang van zaken niet constant in de gaten. In plaats daarvan stel je systemen in die je waarschuwen als er iets fout gaat. Denk aan automatische meldingen die je meteen vertellen als er een vrachtwagen kapot gaat of als een chauffeur te laat is. Hier zijn een aantal voorbeelden:
Vrachtwagen pech?
Bij pech onderweg worden problemen automatisch gesignaleerd. Je krijgt direct een melding als een vrachtwagen niet op tijd bij de klant aankomt.
Chauffeur meldt een ongeluk?
Met slimme signaleringen wordt deze melding direct doorgestuurd naar de juiste persoon binnen je bedrijf. Zo kan er snel actie worden ondernomen.
Probleem melden?
Bij de administratie
De gereden uren komen binnen bij de administratie. Zij zetten de uren natuurlijk het liefst met één druk op de knop om naar een overzicht van de te verlonen uren. Helaas is het niet zo simpel, er moeten bijna altijd mutaties gedaan worden op de uren om alles volgens de bedrijfsspecifieke regels en CAO’s in orde te maken. Hoe fijn is het dan als een systeem de opvallende situaties er voor je uit haalt? Daar komt Management by Exception weer om de hoek kijken. Denk aan automatische meldingen die je meteen vertellen als er een rijbewijs bijna verloopt of als een chauffeur vergeten is om zijn pauze af te ronden in de boordcomputer. In PayHours is dit volledig te configureren voor jouw specifieke bedrijf. Want wat voor de één een uitzondering is, is voor de ander heel normaal.
Ontdek de voordelen van Management by Exception.
In de wereld van transport en logistiek is efficiënt werken essentieel. Vaak kom je onverwachte problemen tegen zoals voertuigpech of vertragingen. Hier kan Management by Exception (MBE) een groot verschil maken. Niet alleen voor de organisatie, maar ook voor de werknemers:
Voordelen voor de organisatie
Efficiëntieverbetering: Met MBE hoeven managers zich niet bezig te houden met routinecontroles. Hierdoor hebben ze meer tijd voor belangrijke taken en kunnen ze zich beter focussen op hun doelen, waardoor ze productiever kunnen werken.
Kostenbesparing: Doordat minder tijd en middelen worden besteed aan routinecontroles, dalen de operationele kosten. Met MBE kunnen bedrijven hun middelen slimmer inzetten en zo flink besparen.
Voordelen voor de werknemers
Verhoogde medewerkerstevredenheid: Medewerkers krijgen meer vrijheid omdat managers alleen ingrijpen als het echt nodig is. Zij kunnen op hun gemak werken, wat zorgt voor een fijne en productieve werksfeer.
Betere communicatie: Duidelijke meldingen en workflows laten medewerkers precies weten wat ze moeten doen en wanneer. Met Management by Exception worden afwijkingen sneller opgemerkt, wat de bedrijfsvoering soepeler maakt.
Nauwkeurige urenverwerking.
Stel je voor dat je een transportbedrijf runt met tientallen vrachtwagenchauffeurs. Elke chauffeur registreert dagelijks zijn rijtijden, pauzes en rusttijden. Als deze gegevens handmatig worden ingevoerd, is de kans groot dat er fouten insluipen. Dit kan leiden tot problemen zoals onjuiste loonbetalingen, boetes voor overtreding van rijtijdenwetgeving, en ontevreden medewerkers.
Met een nauwkeurige urenverwerking worden al deze problemen aanzienlijk verminderd. Een handig systeem automatiseert de registratie van uren, waardoor handmatige invoer overbodig wordt. Dit betekent dat de kans op fouten drastisch afneemt, wat leidt tot een verhoogde efficiëntie binnen het bedrijf. Managers hoeven minder tijd te besteden aan het controleren en corrigeren van fouten, waardoor ze meer tijd hebben voor strategische taken.
Daarnaast helpt nauwkeurige urenverwerking bij het naleven van de TLN CAO en andere CAO’s. In de transportsector zijn er strenge regels omtrent rij- en rusttijden. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot zware boetes en juridische complicaties. Door gebruik te maken van een systeem dat automatisch meldingen stuurt wanneer er afwijkingen zijn, kunnen bedrijven proactief handelen.
De kracht van PayHours 2.0.
Het verwerken van uren in de transport- en logistieksector kan een uitdaging zijn door complexe regelgeving, handmatige invoerfouten en de noodzaak om te voldoen aan CAO’s en bedrijfsspecifieke normeringen.
Dit is waar PayHours 2.0 om de hoek komt kijken. Deze bedrijfssoftware is een geavanceerd, gebruiksvriendelijk systeem dat speciaal is ontworpen om de urenregistratie in de transport- en logistieksector te vereenvoudigen.
Voordelen van PayHours 2.0
- Tijd- en kostenbesparing: Minder tijd kwijt aan administratie dankzij geautomatiseerde processen.
- Automatisering: Nauwkeurige berekeningen en slimme signaleringen die afwijkingen direct melden.
- Flexibiliteit: Ondersteuning van bedrijfsspecifieke afspraken en aanpassingen.
- Gebruiksvriendelijk: Eenvoudige urenverantwoording en rapportage.
- Naleving: Zorgt ervoor dat alle regels en voorschriften worden nageleefd, inclusief veiligheids- en rijtijdenregelingen.
